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            因公臨時出國流程
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              溫馨提示:按照中科院ARP國際交流相關管理規定,因公出國手續需至少提前3個月辦理。希望專家能盡早提前辦理,避免不必要的麻煩和損失。 

             

             

            第一步:收到邀請是指邀請函須為正式邀請格式,須有相關邀請單位的抬頭、具體訪問時間和邀請人簽名等相關內容。比如,不能以電子郵件的內容作為邀請函。 

             

            第二步:所內審批是是指研究所對于因公出國的審批核查階段。主要包括以下二個部分:

              1.出國任務審批及公示:在獲得本年度出國名額的前提下,填寫因公臨時出國事前公示表(樣本),經所管理部門審批同意后報送外事進行統一公示,公示期為5個工作日; 因公臨時出國事情公示表請在附件下載。(附件1.)

              2.出國人員審核:填寫電子因公臨時出國人員備案表(樣表)報人事處(葉漢峰 yehanfeng@iae.ac.cn)備案。 電子因公臨時出國人員備案表請在附件下載。(附件2.)

             

            第三步:ARP申報是指申請人通過ARP國際合作版塊將出國的相關材料進行申報的階段。 主要包括以下四個部分:

              一.因公出國表格空白處都須填寫,特別是:1.項目名稱的中英文;2.出訪國家是否建交;3.訪問路線-指國外出行路線,無相關路線描述的,將不予報銷;4.是否攜帶樣本或數據--一般情況是“否”;5.“出訪目的、任務及對本單位的意義”請按照外事行文樣本填寫-------這些樣本為:參加國際會議外事行文樣本進行合作研究或學術交流外事行文樣本

              二.附件要求:1.邀請函;2.在外日程;3.長期派出說明--需出國超過6個月的人員提供;4.出國留學協議--因公派出超過3個月的人員提供;5.安全說明--出國去某些國家動蕩的人員提供;6.所級領導干部累計出國統計表--所級領導出國須填寫。

               三.辦理意見:相關課題所派出人員,課題組長需在辦理意見上,寫明組長意見。

               四.辦理時間:可以及時查詢相關申請材料辦理到何種環節。

            ***注意事項***

            1.具體填寫要求請參考“因公出訪ARP辦理流程使用說明http://www.szxdcar.com/gjjl/chufang/201108/t20110811_3321398.html

            2.申報材料需在出國前2個月前進行申報,少于此時間,院里將不受理相關出訪申請,借此對出訪人照成的損失將由個人承擔。

            3.申報必經環節包括:課題審核、國際合作主管審核、所領導審核、電子章等環節。

             

            第四步:辦理護照簽證是指申請材料獲得批準后,中科院將下達出國任務批件,所外事將按照相關要求為科研人員辦理因公出國護照和簽證手續。手續分為以下兩個步驟:

              一.辦理因公護照手續:

                1.因公護照照片一張;

                2.身份證復印件一張;

                3.因公護照照片回執單一張;

                4.戶口本本人信息頁復印件一張;

                5.出國任務批件一份(所外事提供) 

            ***注意事項*** 

            1.因公護照照片須到指定因公護照照相館照相,具體地址為:沈陽市大東區花明攝影社(小河沿3號民航院內18號樓)聯系電話:13940071172

            2.照相后請先將個人的身份證號碼和因公護照號碼發到zhaomanru@iae.ac.cn信箱中,所外事將根據出國人員提供的相關信息錄入外交部的護照系統中,錄入后的因公出國信息表將要求出國人員的簽名。在提供簽名的同時,請出國人員將其他因公護照所需手續一并交給外事。

             二.辦理因公簽證手續:出國人員登錄出國人員手續辦理網站,在左下角位置點擊“下載區”6.各國簽證表格(點擊顯示更多)下載相關出訪國家的簽證壓縮包,請解壓后的簽證要求以郵件的方式發送到zhaomanru@iae.ac.cn郵箱里,外事將根據相關要求返給科研人員自己所需準備材料清單。

            ***注意事項*** 
            1.因公團組信息表請按照此表格填寫“因公團組簽證相關表格
            2.簽證公函稿紙     
            6.匯款地址:
                     開戶銀行:中國銀行總行營業部
                     賬戶:778350008076
                     單位名稱:中國科學院國際學術交流中心
                     匯款后將銀行回執單發傳真到010-68597752
             
            第五步:報銷并總結是指所外事結合任務批件核算出訪天數和提供出訪國家的補助標準。出國人員在報銷的同時需提交個人出國事后公示表,出國人員對自身出國所產生的票據,要做一個詳細的支出明細單,并將所有外文單據注明中文注解方便財務查閱。支出明細請見此表支出明細單.docx
             
             
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